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项目沟通计划
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项目沟通计划 17.3.1 项目沟通计划是项目管理工作中各组织和人员之间关系能否顺利协调、管理目标能否顺利实现的关键,组织应重视计划和编制工作。编制项目沟 通管理计划应由项目经理组织编制。 17.3.2 编制项目沟通管理计划包括确定项目关系人的信息和沟通需求。 应主要依据下列资料进行: 1 根据建设、设计、监理单位等组织的沟通要求和规定编制。 2 根据已签订的合同文件编制。 3 根据项目管理企业的相关制度编制。 4 根据国家法律法规和当地政府的有关规定编制。 5 根据工程的具体情况编制。 6 根据项目采用的组织结构编制。 7 根据与沟通方案相适用的沟通技术约束条件和假设前提编制。 17.3.3 项目沟通管理计划应与项目管理的组织计划相协调。如应与施工进度、质量、安全、成本、资金、环保、设计变更、索赔、材料供应、设备使用、人力资源、文明工地建设、思想政治工作等组织计划相协调。 17.3.4 项目沟通计划主要指项目的沟通管理计划,应包括下列内容: 1 信息沟通方式和途径。主要说明在项目的不同实施阶段,针对不同的项目相关组织及不同的沟通要求,拟采用的信息沟通方式和沟通途径。即说明信息 (包括状态报告、数据、进度计划、技术文件等 )流向何人、将采用什么方法(包括书面报告、文件、会议等)分发不同类别的信息。 2 信息收集归档格式。用于详细说明收集和储存不同类别信息的方 法。应包括对先前收集和分发材料、信息的更新和纠正。 3 信息的发布和使用权限。 4 发布信息说明。包括格式、内容、详细程度以及应采用的准则或定义。 5 信息发布时间。即用于说明每一类沟通将发生的时间,确定提供信息更新依据或修改程序,以及确定在每一类沟通之前应提供的现时信息。 6 更新和修改沟通管理计划的方法。 7 约束条件和假设。 17.3.5 组织应根据项目沟通管理计划规定沟通的具体内容、对象、方式、目标、责任人、完成时间、奖罚措施等,采用定期或不定期的形式对沟通管理计划的执行情况进行检查、考核和评价,并结合实施结果进行调整,确保沟通管理计划的落实和实施。 17.4 项目沟通依据与方式 17.4.1、17.4.2 项目内部沟通与协调可采用委派、授权、会议、文件、培训、检查、项目进展报告、思想工作、考核与激励及电子媒体等方式进行。 1 项目经理部与组织管理层之间的沟通与协调,主要依据《项目管理目标责任书》,由组织管理层下达责任目标、指标,并实施考核、奖惩。 2 项目经理部与内部作业层之间的沟通与协调,主要依据《劳务承 包合同》和项目管理实施规划。 3 项目经理部各职能部门之间的沟通与协调,重点解决业务环节之间的矛盾,应按照各自的职责和分工,顾全大局、统筹考虑、相互支持、协调工作。特别是对人力资源、技术、材料、设备、资金等重大问题,可通过工程例会的方式研究解决。 4 项目经理部人员之间的沟通与协调,通过做好思想政治工作,召开党小组会和职工大会,加强教育培训,提高整体素质来实现。 17.4.3、17.4.4 外部沟通可采用电话、传真、交底会、协商会、协调会、例会、联合检查、项目进展报告等方式进行。 1 施工准备阶段:项目经理部应要求建设单位按规定时间履行合同约定的责任,并配合做好征地拆迁等工作,为工程顺利开工创造条件;要求设计单位提供设计图纸、进行设计交底,并搞好图纸会审;引入竞争机制,采取招标的方式,选择施工分包和材料设备供应商,签订合同。 2 施工阶段:项目经理部应按时向建设、设计、监理等单位报送施工计划、统计报表和工程事故报告等资料,接受其检查、监督和管理;对拨付工程款、设计变更、隐蔽工程签证等关键问题,应取得相关方的认同,并完善相应手续和资料。对施工单位应按月下达施工计划,定期进行检查、评比。对材料供应单位严格按合同办事,根据施工进度协商调整材料供应数量。 3 竣工验收阶段:按照建设工程竣工验收的有关规范和要求,积极配合相关单位做好工程验收工作,及时提交有关资料,确保工程顺利移交。 17.4.5 项目经理部应编写项目进展报告。项目进展报告应包括下列内容: 1 项目的进展情况。应包括项目目前所处的位置、进度完成情况、投资完成情况等。 2 项目实施过程中存在的主要问题以及解决情况,计划采取的措施。 3 项目的变更。应包括项目变更申请、变更原因、变更范围及变更 前后的情况、变更的批复等。 4 项目进展预期目标。预期项目未来的状况和进度。 17.5 项目沟通障碍与冲突管理 17.5.1 信息沟通过程中主要存在语义理解、知识经验水平的限制、知觉的选择性、心理因素的影响、组织结构的影响、沟通渠道的选择、信息量过大等障碍。造成项目组织内部之间、项目组织与外部组织、人与人之间沟通障碍的因素很多,在项目的沟通与协调管理中,应采取一切可能的方法消除这些障碍,使项目组织能够准确、迅速、及时地交流信息,同时保证其真实性。 17.5.2 消除沟通障碍可采用下列方法: 1 应重视双向沟通与协调方法,尽量保持多种沟通渠道的利用、正 确运用文字语言等。 2 信息沟通后必须同时设法取得反馈,以弄清沟通方是否已经了解,是否愿意遵循并采取了相应的行动等。 3 项目经理部应自觉以法律、法规和社会公德约束自身行为,在出现矛盾和问题时,首先应取得政府部门的支持、社会各界的理解,按程序沟通解决;必要时借助社会中介组织的力量,调节矛盾、解决问题。 4 为了消除沟通障碍,应熟悉各种沟通方式的特点,确定统一的沟通语言或文字,以便在进行沟通时能够采用恰当的交流方式。常用的沟通方式有口头沟通、书面沟通和媒体沟通等。 17.5.3 对项目实施各阶段出现的冲突,项目经理部应根据沟通的进展情况和结果,按程序要求通过各种方式及时将信息反馈给相关各方,实现共享,提高沟通与协调效果,以便及早解决冲突。
 
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